BNG Bank — Een hybride vergadering die aandeelhouders ter plaatse en online verbindt
Toen BNG Bank zijn jaarlijkse aandeelhoudersvergadering plantte, was het doel duidelijk: een hybride ervaring creëren waar elke deelnemer, of ter plaatse of op afstand, gelijkelijk kon volgen, interageren en stemmen. Om dit te bereiken werkte de bank samen met Savvy Congress aan één geïntegreerd platform dat registratie, livestreaming, interactie en formeel stemmen combineerde.
- BNG Bank
- Hybride AV
- 2023
De uitdaging: een hybride aandeelhoudersvergadering leveren waar deelnemers ter plaatse en online gelijkelijk konden volgen, interageren en stemmen.
Een hybride setup van registratie tot resultaten
BNG Bank organiseerde een hybride aandeelhoudersvergadering waarbij deelnemers kozen: fysiek aanwezig of liever online aansluiten. Savvy Congress faciliteerde dit met één alles‑in‑één platform waarin registratie, livestreaming, interactie en formeel stemmen samenkomen.
Zo waren ook de online aanwezigen volwaardige deelnemers. Dankzij goede voorbereiding, duidelijke processen en technische borging werd iedereen soepel meegenomen van registratie tot uitslag.
Savvy's digitale oplossing
Een volledig ingerichte hybride omgeving waarin iedere deelnemer veilig en gelijktijdig kan volgen, meedoen en stemmen.
- Digitale registratiepagina met automatische synchronisatie en verwerking van last‑minute wijzigingen
- Volledig branded platform in de huisstijl van BNG Bank (logo, kleuren, fonts en beelden)
- Livestream met meerdere camera's, juiste belichting en zicht op sprekers én publiek (incl. interruptiemicrofoon)
- Interactie: chat, polls, wordclouds en mood mirrors voor betrokkenheid
- Formeel stemmen op Savvy Tablets met persoonlijke inlog en stemrechten; uitslagen direct berekend en na notaris gedeeld
- Operator ter plaatse en online monitoring/Helpdesk voor techniek en deelnemerssupport
Registratie
Om duidelijk te krijgen wie fysiek of online aanwezig is, werd een gestroomlijnd registratieproces opgezet. Deelnemers lazen vooraf alle informatie op een digitale registratiepagina en meldden zich daar aan.
Via een koppeling werden de gegevens automatisch in Savvy's platform geladen; ook last‑minute wijzigingen werden doorgevoerd. Deelnemers konden tot het laatst aangeven of zij online of toch fysiek aanwezig zouden zijn.
Platform en livestream
Het platform werd volledig in de huisstijl van BNG Bank ingericht, zodat deelnemers een herkenbare omgeving zagen. De vergadering werd via hetzelfde platform gelivestreamd voor online deelnemers.
Voor een aantrekkelijke beleving stond er een professionele opstelling met meerdere camera's en goede belichting. De voorzitter en sprekers waren duidelijk in beeld en er was een camera gericht op de interruptiemicrofoon, zodat ook bijdragen uit de zaal zichtbaar waren. Op verzoek werden online deelnemers in beeld gebracht wanneer zij wilden spreken.
Interactie en formeel stemmen
Deelnemers bleven actief betrokken via chat en verschillende interactievormen zoals quizvragen, polls, wordclouds en mood mirrors. Naast de interactie was formeel stemmen essentieel.
Savvy Tablets lagen klaar op de stoelen. Deelnemers ontvingen vooraf een persoonlijke inlog met hun stemrechten en konden direct bij aanvang inloggen en hun profiel controleren. Het platform werkte met stemkaarten en eventuele machtigingen. Uitslagen werden direct berekend en, na goedkeuring door de notaris, gedeeld met alle aanwezigen.
Betrek de online deelnemer
Een hybride evenement is geen puur live evenement. Online deelnemers kregen expliciet ruimte om mee te praten: zij konden hun hand opsteken, de webcam openen en volwaardig deelnemen.
Hier is succesvol gebruik van gemaakt, waardoor ook vanuit huis inhoudelijke inbreng plaatsvond.
Savvy's service
Het team van Savvy Congress was aanwezig om zorgen weg te nemen. Terwijl BNG Bank zich richtte op zaken als catering, locatie en het verloop van het programma, verzorgde Savvy de techniek, het monitoren van het platform en de interactie en bood support aan online deelnemers.
Tot slot
Bij een hybride evenement draait het om aandacht voor zowel de fysieke als de digitale ervaring. Als techniek en organisatie goed staan, blijft het voor alle deelnemers een boeiende bijeenkomst.
Inclusieve aandeelhoudersvergaderingen afleveren
Verbind coördinatie ter plaatse met hulpmiddelen voor externe deelname om elke stemming veilig en elke belanghebbende betrokken te houden.